Gestió automatitzada de factures mitjançant RPA: Anàlisi comparativa entre UiPath i les solucions d’automatització natives dels principals ERP

Abstract

Aquest treball es centra en el desenvolupament d’una solució d’automatització amb RPA (Robotic Process Automation) aplicada a la gestió de factures digitals. L’objectiu principal és crear un flux amb UiPath capaç de processar factures amb dues estructures diferents i automatitzar les parts més repetitives del procés. Com podria ser la lectura de la factura, l’extracció de dades i la generació d’un resultat final preparat per ser revisat o registrat. La solució s’ha implementat amb UiPath Studio i treballa amb factures digitals en què es localitzen i s’extreuen camps rellevants mitjançant expressions regulars i regles definides dins del flux. El bot incorpora també validacions per comprovar que els resultats generats en cada part són coherents, així com mecanismes de gestió d’errors per detectar casos problemàtics i evitar que el procés falli sense control. Com a elements de sortida, el flux genera resultats estructurats i deixa registres o informes que faciliten entendre què ha passat a cada execució i quines factures s’han pogut processar correctament. Per validar el comportament del bot s’han utilitzat tant factures fictícies com factures reals. El projecte està pensat per executar-se en un entorn local i no inclou integracions reals amb sistemes externs. L’objectiu és centrar l’estudi en el disseny del flux, la robustesa del procés i el seu funcionament davant diferents escenaris. A més del desenvolupament del procés automatitzat, el treball també inclou una comparació on s’analitza la gestió del mateix procés dins dels sistemes ERP (Planificació de Recursos Empresarials): SAP i Microsoft Dynamics 365. La comparació es planteja a nivell teòric i funcional i es basa en la documentació oficial, ja que no s’ha pogut treballar amb entorns reals de SAP ni de Microsoft Dynamics 365. En aquesta part es revisa com aquests ERP resolen el procés, quines opcions d’automatització incorporen tant les natives com les relacionades amb RPA, i en quins casos el procés pot tenir limitacions o acabar requerint intervenció manual. Pel que fa a l’eina utilitzada, el desenvolupament amb UiPath ha permès crear el flux d’una manera visual i modular facilitant tant la implementació com la lectura del procés. El resultat final és un bot robust i fàcil de mantenir que processa correctament múltiples factures gestionant bé els errors del procés. L’experiència del projecte mostra que UiPath és una eina adequada per prototipar i construir automatitzacions de processos, sobretot quan cal tractar documents amb variabilitat de format i sobre interfícies diferents. A nivell de conclusions, el treball posa de manifest que la RPA pot aportar flexibilitat i rapidesa d’implementació quan cal automatitzar tasques repetitives sobre documents amb estructures diferents, mentre que les opcions natives dels ERP poden cobrir una part del procés però no sempre resolen tots els escenaris amb la mateixa facilitat i rapidesa d’implantació. Per això, la conclusió principal és que la RPA no substitueix els ERP, sinó que pot actuar com a tecnologia complementària en funció del context i de les necessitats del procés.