Antes de actuar nos es preciso reflexionar sobre la función de la oficina. La oficina es un centro de recogida, manipulación, proceso y emisión de información o documentos producto, con un evidente valor añadido. La información o los documentos, así como las fuentes de recogida y el proceso o manipulación, pueden efectuarse sobre distintos medios, los más corrientes de los cuales son el texto, la grafia, la imagen, el sonido o la voz, o incluso datos instrumentales (topografía, ingenieria,medicina, etc.).