Abstract:
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En Sistema de Gestión Documental (SGD: repositorio de documentos) del
grupo Cirsa a surgido una nueva necesidad de Notificaciones concretas y
de calidad. No todos los documentos interesan a todo el mundo y es
necesario controlar que interesa y a quien. Para ello se ha creado una
aplicación que controle los acciones ocurridas en el SGD y las compare con
los Eventos creados por los usuarios. Si hay coincidencia se crea una
Notificación de Evento.
A raíz de las notificación surge una necesidad anexa: poder crear listas de
usuarios para notificar los eventos. Estas listas llamadas Listas de
Distribución, se adaptadan a cada trabajador de manera independiente de tal
manera que podemos asociar las notificaciones a las listas. Así aparece el
GPEvents: Nueva Gestión de Eventos y Notificaciones del SGD.
Un gran problema que puede aparecer en una empresa es la desorganización
documental. Tener organizada, almacenada y bien notificada la
información que se generar, aumenta la eficiencia en la localización, el
acceso y el control de toda la información. El auge informático supone que
los ordenadores estén presentes de manera masiva en las empresas y que
sea una herramienta cotidiana, haciendo que la mayoría de la información
que se genera en una empresa sea desde un ordenador.
Conservar la información en su formato electrónico tiene grandes ventajas,
que permiten adoptar una soluciones eficientes a la problemática presentada
en este proyecto: notificaciones de la gestión documental. Como resultado
de un profundo estudio y análisis nació el Sistema de Gestión Documental
(SGD) para una gran empresa como es el caso del grupo CIRSA.
El Sistema de Gestión Documental estaba pensado para un pequeño número
de documentos pero este número fue aumentando a medida que la empresa
iba creciendo.
Al gran número de documentos se ha añadido un aumento considerable de
personal y de departamentos. Si bien el SGD ha ido evolucionando con el
desarrollo de la empresa, en estos momentos a surgido una nueva necesidad:
Notificaciones concretas y de calidad. |